Новые трудовые книжки с 2023 года в России: основные изменения, образцы записей
Новые бланки трудовых книжек и вкладыши введут с 1 января 2023 года. Рассказываем, кто их должен применять и как их заполнять.
Формы новых трудовых книжек должны были появиться еще 1 сентября 2021 года, но их вступление в силу перенесли на 1 января 2023 года.
Как сейчас
Форма, правила хранения и порядок заполнения трудовой книжки регулируются разными нормативными документами: бланк книжки, правила ее ведения и хранения утверждены постановлением Правительства РФ от 16.04.03 №225; инструкция по заполнению — приказом Минтруда от 10.10.03 №69.
Как будет
С 1 января 2023 года оба эти документа утратят силу. Вместо них будет действовать порядок ведения и хранения трудовых книжек, утвержденный приказом Минтруда №320н.
Кто должен вести
Трудовые книжки, которые действуют сейчас, менять на новые не надо. Все имеющиеся у работодателей бланки трудовых книжек и вкладышей старого образца действительны и могут использоваться без ограничения срока.
Опишем распространенные ситуации.
Работник впервые устраивается на работу. Новые бумажные трудовые книжки при приеме на работу в 2023 году заводить не нужно. Все сведения о трудовой деятельности таких сотрудников работодатели передают в Пенсионный фонд только в электронном виде.
Сотрудник отказался от бумажной трудовой. Бумажной трудовой у такого сотрудника нет, его нововведения не касаются.
Сотрудник не отказался от бумажной трудовой. Бумажные трудовые остались только у работников, которые решили их сохранить и указали это в заявлении.
Сотрудник не определился с выбором. У таких сотрудников тоже остались бумажные трудовые книжки, так как они не писали заявление для перехода на электронную трудовую. Их трудовые книжки продолжают действовать.
Бланк новой трудовой книжки можно использовать только для оформления дубликата трудовой книжки, если сотрудник утеряет или испортит документ.
Вкладыш заводят, если в трудовой книжке заканчивается место для записей. До 2023 года заводить новые книжки и вкладыши нужно по действующим формам, а с 1 января 2023 года — по новым.
Основные изменения в новых трудовых книжках с 2023 года
Содержание бланка трудовой книжки и вкладыша осталось прежним. Если вкладышей несколько, на каждом ставится штамп с надписью: «Выдан вкладыш» — и указываются серия и номер вкладыша. Если на титульном листе трудовой книжки штамп об очередном вкладыше не вмещается, запись нужно сделать на титульном листе первого вкладыша.
Новые правила оформления бумажных книжек
Перечислим, что изменилось в оформлении документов.
1. С 1 января 2023 года не обязательно делать записи перьевыми, гелевыми, это требование станет рекомендацией.
2. Записи могут быть полностью или частично сделаны с использованием технических средств путем переноса красителей или в виде оттиска штампа.
Сведения о работнике на титульном листе. По новым правилам при оформлении титульного листа не нужно вносить сведения о неоконченном образовании. В трудовой нужно указывать только сведения об основном общем, о среднем общем, среднем профессиональном и высшем образовании (бакалавриат, специалитет, магистратура, подготовка кадров высшей квалификации). Записи по-прежнему делают на основании оригиналов, а не копий документов об образовании: аттестата, удостоверения, диплома. Запись о переводе.
Запись о переводе должна быть внесена в течение пяти рабочих дней. Сейчас — в течение 7 дней.
Правила внесения записи о временном переводе, который стал постоянным ниже:
Что писать
1 Порядковый номер записи
2 Дата фактического начала исполнения работником обязанностей в связи с временным переводом
3 Наименование структурного подразделения организации, в которое работник переведен, наименование должности (работы), специальности, профессии с указанием квалификации
4 Дата и номер приказа или иного решения работодателя, на основании которого работник был временно переведен, дату и номер приказа или иного решения работодателя, на основании которого работник был переведен постоянно
Запись о работе по совместительству. По-прежнему запись о работе по совместительству вносит основной работодатель. Но если работник уже уволился, а такая запись ему нужна, он может обратиться к работодателю, у которого раньше работал по совместительству.
По новым правилам записи о приеме на работу по совместительству и об увольнении можно делать:
- в хронологическом порядке;
- блоками (одновременно о приеме и увольнении) после увольнения из каждой организации. Запись о работе по совместительству вносят также в тех случаях, когда работа по совместительству была до трудоустройства к основному работодателю.
Запись об увольнении. По новым правилам:
- запись вносят вместе с указанием подпунктов, пунктов, частей и статей ТК РФ; если сотрудник переводится к другому работодателю (п. 5 ч. 1 ст. 77 ТК РФ), кроме перевода по просьбе работника или с его согласия, пишут название компании, куда переводят подчиненного;
- запись об увольнении следует сделать в точном соответствии с формулировкой статьи ТК РФ;
- сейчас конкретной формулировки нет;
- запись об увольнении заверяют только подписью работодателя или лица, ответственного за ведение и хранение трудовых книжек, печатью работодателя (кадровой службы), если печать есть.
Трудовая книжка дистанционного работника. Сведения о работе дистанционного сотрудника в бумажную трудовую будут вносить по желанию сотрудника и если он ее предоставил, например, по почте заказным письмом с уведомлением.
Запись о награждении. Расширен список наград, запись о награждении которыми вписать в трудовую книжку:
- награды Президента РФ и Правительства РФ;
- награды федеральных и региональных органов власти;
- органов местного самоуправления;
- профсоюзов (в отношении членов профсоюзов).
Книги учета трудовых книжек и их бланков. Книги учета бланков трудовой книжки и вкладыша в нее по-прежнему вести нужно. Действующие книги работодатель может вести до их окончания. По новым правилам в книгу учета трудовых книжек не нужно ставить сургучную печать. Подпись работника. По новым правилам сотрудник не должен заверять подписью все записи, внесенные в книгу учета и в трудовую книжку — а только сведения о нем на титульном листе.
Новые правила покупки бланков трудовых книжек с 2023 года
Минфин утвердил правила изготовления бланков трудовых книжек и обеспечения ими работодателей (приказ от 11.04.2022 №55н). Чтобы приобрести бланк трудовой книжки, работодатель обращается к изготовителю бланков или к распространителям.
Изготовитель бланков — «ГОЗНАК». Список распространителей бланков трудовых книжек указан на сайте Объединения «ГОЗНАК». В следующем году работодателям рекомендовано ориентироваться на этот перечень.
Бланки трудовых книжек привезет служба доставки защищенной полиграфической продукции. Или работодатель оформит соглашение о доставке с изготовителем или распространителями бланков трудовых книжек (п. 7 Порядка, утв. приказом Минфина от 11.04.2022 № 55н).
Источник: business.ru